Reisekosten App

  • Die Reisekostenabrechnung (Inland 2020) von überall im Browser erstellen und die Belege einfach abfotografieren und anhängen. Die programmunterstützen Eingaben liegen der Abrechnungsstelle und Entscheidungsträgern anschließend in Echtzeit vor.

    Voraussetzung für die Nutzung der App ist die Durchführung der Installations-Anleitung, welche in dem Foren-Beitrag Informationen und Dateien beschrieben ist.


    Die Erfassung und die Abrechnung der Reisekosten wird über zwei verschiedene Benutzerrollen gesteuert. Die Benutzerrollen können über das Portal dem jeweiligen Benutzer zugeordnet werden.


    Die benötigten Rollen sind:

    • Reisekosten
    • Reisekosten.Abrechnung

    Wird dem Benutzer die Rolle „Reisekosten“ zugordnet, kann der Benutzer anschließend Reiskosten erfassen und abgeben, sowie den Status der abgegebenen Reisekosten einsehen (Siehe Abbildung 1 – linke Bahn). Erhält der Benutzer die Rolle „Reisekosten.Abrechnung“, kann der Benutzer die abgegebenen Reisekosten von anderen Benutzern einsehen und prüfen (Siehe Abbildung 1 – rechte Bahn)


    Abbildung 1: Aktivitätsdiagramm Reisekosten App


    1 Erfasser der Reisekosten (Reisender) Erfasser der Reisekosten (Reisender)

    In der mydatastream App sieht die Erfassung der Reisekosten für den Reisenden wie folgt aus (Abbildung 2):

    Abbildung 2: Übersicht der erfassten, aber noch nicht abgegebenen Reisekosten


    In der Erfassung können neue Reisekosten erfasst werden, erfasste Reisekosten pro Reiseanlass bearbeitet werden und die erfassten Reisekosten abgegeben werden. Die Pauschalbeträge sind wie folgt hinterlegt:

    • Die Kilometerpauschale ist mit 0,30 Euro pro Kilometer hinterlegt
    • Die Übernachtungspauschale mit 20 Euro pro Nacht
    • Der Verpflegungsmehraufwand mit 14 Euro je An- und Abreisetag, sowie für einen ganzen Tag 28 Euro


    Hinweis: Über den AppBuilder können die Pauschalen angepasst werden. Bei der Anpassung der Pauschalen werden die bis zur Anpassung abgerechneten Reisekosten nicht verändert.


    Wird die Erfassung für einen neuen Reiseanlass angestoßen öffnet sich folgender Dialog (Abbildung 3):


    Abbildung 3: Erfassung der Reisekosten mit neuem Reiseanlass


    Es wird nur auf die Felder mit Erklärungsbedarf aus Abbildung 3 eingegangen:

    • Das Feld „Übernachtungspauschale“ kann aktiviert werden, wenn keine Belege für die Übernachtung, wie z.B. eine Hotelrechnung angegeben werden. Wurden trotz aktivierter Übernachtungspauschale Belege mit dem Typ „Übernachtungskosten“ hinterlegt, werden diese Belege dann bei der Berechnung des Erstattungsbetrags nicht berücksichtigt.
    • Für das Feld Land wird automatisch mit „DE“ hinterlegt, da sich die Reisekostenabrechnung auf das Inland bezieht
    • Belege können erst nach dem Speichern hinzugefügt werden

    Nachdem die Reisekosten für einen Reiseanlass angelegt wurden, kann über das erneute Bearbeiten ein Beleg hinzugefügt werden:


    Abbildung 4: Neuen Beleg hinzufügen


    Dabei kann zwischen drei verschiedenen Typen von Belegen gewählt werden:

    • Fahrkosten (z. B. Zug-Tickets)
    • Übernachtungskosten (z. B. Hotelrechnungen)
    • Reise-Nebenkosten (z. B. Parktickets, Telefonrechnungen, Gepäckbeförderung etc.)


    Die so erfassten Beträge werden in den Erstattungsbetrag einberechnet.

    Hinweis: Eine Ausnahme gilt für die Übernachtungsbelege, diese werden nicht berücksichtigt, wenn die Übernachtungspauschale aktiviert wurde.


    Wenn die Reisekosten für einen Reiseanlass erfasst wurden können diese anschließend abgegeben werden. Mit „Abgeben“ ist zu verstehen, dass die Reisekosten aus der Erfassung verschwinden und anschließend für den Prüfer angezeigt werden (siehe auch Abbildung 1). Dazu wird ein Reisekostenabrechnung ausgewählt um anschließend auf den Button „Abgeben“ die Reisekostenabrechnung abzugeben (Siehe Abbildung 2: Button „Abgeben“ mittig oben).


    Nach dem Abgeben kann die Reisekostenabrechnung über das Archiv eigensehen werden (Abbildung 5).


    Abbildung 5: Abgegebene Reisekosten erneut einsehen


    Dabei werden die Reisekostenabrechnungen nach dem Status gruppiert:

    • In Prüfung: Der Abrechner hat die Reisekostenabrechnung vorliegen wurde aber noch nicht geprüft.
    • Abgeschlossen: Der Abrechner hat die Reisekostenabrechnung abgeschlossen.


    2 Abrechner der Reisekosten

    In der mydatastream App sieht die Prüfung der Reisekosten für den Abrechner wie folgt aus (Abbildung 6):


    Abbildung 6: Prüfung der Reisekosten


    Die Datensätze sind nach Benutzern gruppiert und die erhaltene Vorsteuer ist in einer extra Spalte ausgewiesen.


    Über den Button “Abgeschlossen” können ausgewählte Datensätze in den Bereich “Abgeschlossene RK” verschoben werden. Soll die Bearbeitung für den Erfasser der Reisekosten wieder ermöglicht werden kann der Status über den Button bearbeiten wieder der Status „Erfassen“ zugewiesen werden (Abbildung 7).


    Abbildung 7: Status von den Reisekosten verändern



    Hinweis: Die Reisekosten App kann von Ihnen über den AppBuilder individuell angepasst werden.




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