Sage Aufgaben-Center - des Controllers Liebling. Systembedingt ist das Berichtswesen der meisten ERP-Systeme vor allem auf periodische Reports und stark standardisierte Dashboards ausgerichtet. [...]

Systembedingt ist das Berichtswesen der meisten ERP-Systeme vor allem auf periodische Reports und stark standardisierte Dashboards ausgerichtet. Doch viele Unternehmen suchen nach flexibleren Lösungen – etwa, um die tagtäglichen Fragen, eines dynamischen Marktumfelds zeitnah zu beantworten. Wer mit der Sage New Classic Line oder der Sage Office Line arbeitet, kann sich entspannt zurücklehnen: Das Sage Aufgaben-Center erweitert die Reporting-Qualität beider Unternehmenslösungen. Wie effizient das Tool arbeitet, lässt sich am besten an einem Beispiel demonstrieren: Dem der fiktiven Computer Handels GmbH.

Die Ausgangssituation – Geschäftszahlen immer beliebter
Im IT-Handel hängt wirtschaftlicher Erfolg von wettbewerbsfähigen Preisen, kurzen Reaktionszeiten und dem sprichwörtlichen Riecher für neue Technologien ab. Die Computer Handels GmbH verkauft ihre Waren über ihre Filialen, Online-Marktplätze und den eigenen Webshop. Um ihre Mitarbeiter zu entlasten und Kunden möglichst schnell zu beliefern, arbeitet das Unternehmen in zentralen Bereichen mit der Sage Office Line. Während die Kosten des operativen Geschäfts stark gesunken sind, übersteigt der rasant wachsende Bedarf an immer neuen Berichten, den Effizienzzuwachs der Software im Bereich „Reporting“. Erschwerend kommt hinzu, dass ein Teil der benötigten Informationen aus angrenzenden Lösungen – CRM-Software, Zeiterfassung und Versandsystem –
stammt. Da eine aufwendige Integration für das Kerngeschäft keine Produktivitätsvorteile brachte, verzichtete das Handelsunternehmen seinerzeit darauf. Die Lücken im Reporting wurden zunächst mithilfe der Tabellenkalkulation Microsoft Excel geschlossen.

Das Problem – Zu hoher Controlling-Aufwand
Die steigende Nachfrage nach spontanen, individuellen Reports erhöhte den Aufwand, der für die Konsolidierung und Aufbereitung der Geschäftszahlen erforderlich war. Damit stieg das Risiko, dass Fehler eines Tages zu Falschentscheidungen führen. Gleichzeitig wuchs die Zahl der Excel-Tabellen geradezu inflationär. Unter der zunehmenden Komplexität litt die Übersichtlichkeit. Zudem erwies sich das Excel-basierte Berichtswesen als fragil: Selbst kleine Änderungen an den Ausgangssystemen zogen zum Teil aufwendige Anpassungen der Tabellenstrukturen nach sich. Mit anderen Worten: Das vorhandene Berichtswesen war den steigenden Anforderungen des Unternehmens nicht gewachsen.

Die Lösung – Das Sage Aufgabencenter
Den ersten Ansatz, die erforderlichen Berichte einfach in der Office Line aufzubauen, verwarf die Computer Handels GmbH. Nicht, weil das Volumen die Unternehmenssoftware überfordert hätte, sondern weil das Berichtswesen strukturell nicht hundertprozentig passte. Das Reporting der Office Line ist tendenziell auf periodische Auswertungen ausgerichtet, die stets in gleicher oder zumindest ähnlicher Form abgefragt werden. Der IT-Händler benötigte jedoch eine flexiblere Lösung: Eine, die Mitarbeiter individuell mit Geschäftszahlen versorgt. Bei der sich Berichte schnell aufbauen und komfortabel anpassen lassen. Kurzum eine, die den speziellen Anforderungen des Ad-hoc-Reportings besser entspricht. Die Computer Handels GmbH entschied daher, die Office Line um das Sage Aufgaben-Center zu ergänzen. Seitdem profitiert das Unternehmen gleich in mehrfacher Hinsicht. [...]

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