1 Einleitung
Digitale Lieferscheine in Sekunden im Büro, dank Unterschrift direkt in der App. Nie wieder Lieferscheinen hinterherlaufen!
2 Systemvoraussetzungen
- mydatastream mit App "Sage100.Digitale.Lieferscheine"
- Sage 100 ab Version 9.0.8
3 Installation
Laden Sie das Setup für die Installation aus dem Downloadbereich und führen Sie es aus.
Das Setup muss auf einem Computer ausgeführt werden, auf dem das mydatastream Gateway sowie der Sage Applikation Server installiert ist.
Während der Installation wird der Dienst des Sage Applikation Servers automatisch neu gestartet. Stellen Sie bitte sicher, dass vor Beginn der Installation alle Benutzer die Sage 100 vollständig geschlossen haben. Andernfalls können offene Vorgänge unterbrochen oder Datenverluste auftreten.
Für die Installation werden folgende Daten benötigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| SQL Datenbank | |
| Server IP | Befindet sich die Installation auf demselben Rechner wie der SQL Server, lautet die IP-Adresse in der Regel 127.0.0.1. |
| Port | Der Standardport des SQL Servers ist 1433. Abweichende Einstellungen können Sie im SQL Server-Konfigurations-Manager einsehen. |
| Datenbank | Datenbankbezeichnung der Sage 100. |
| Benutzer | SQL-Benutzer mit Vollzugriff auf die angegebene Datenbank. |
| Passwort | Passwort des SQL-Benutzers. |
| Sage Applikation Server | |
| Server IP | IP-Adresse des Servers auf dem der Sage Applikation Server installiert ist. Befinden sich Sage Applikation Server und mydatastream Gateway auf demselben Rechner, kann 127.0.0.1 verwendet werden. |
| Server Port | Der Standardport des Sage Applikation Servers ist 5493. Abweichende Einstellungen können Sie im Sage Server Manager unter Diagnose → Service-Endpunkte → HttpsBasic einsehen. |
| Benutzer | Namen des Sage 100-Benutzers. Der Benutzer muss im Sage 100 Administrator für den betreffenden Mandanten die Berechtigung 'Alle' besitzen. |
| Passwort | Passwort des Sage 100-Benutzers. |
| Datenbankbezeichnung | Bezeichnung der Sage 100-Datenbank. Geben Sie hier die Datenbankbezeichnung so ein, wie sie im Sage 100 Administrator angegeben ist. Es handelt sich nicht um den logischen Namen der Datenbank auf dem SQL-Server. |
| Mandant | Nummer des Sage 100-Mandanten. |
| Dienst neu starten | Aktiviert um den Dienst des Sage Applikation Server neu zu starten. Bitte vorab sicherstellen, dass alle Benutzer die Sage 100 geschlossen haben, um Unterbrechungen oder Datenverluste zu vermeiden. |
| mydatastream | |
| Lizenznummer | Die Lizenznummer finden Sie in den E-Mails zur Einrichtung von mydatastream. Sie hat das Format AAAA-AAAA-AAAA-AAAA. |
| Dokumentenablage | |
| Verzeichnis | Geben Sie das Verzeichnis für die Ablage des unterschriebenen Lieferscheins an. In Client-Server-Umgebungen ist ein freigegebenes Netzwerklaufwerk erforderlich. Das Verzeichnis muss zuvor auf Betriebssystemebene eingerichtet und freigegeben worden sein. |
4 Einrichtung
4.1 Benutzer
Die Anlage eines neuen Benutzers für digitale Lieferscheine erfolgt im mydatastream Portal über das Hamburgermenü > Berechtigungen > Benutzer.
💡 Hinweise:
- Für den Zugriff auf die App ist es notwendig dem Benutzer die Lizenzrolle "Digitale.Lieferscheine.Benutzer" sowie die entsprechenden Funktionsrollen zuzuweisen.
- Die Zuweisung der Rolle "App.Advanced" ist für den Zugriff auf die App nicht erforderlich.
| Lizenzrolle |
| Digitale.Lieferscheine.Benutzer |
| Funktionsrollen | Funktion |
| Digitale.Lieferscheine.Bearbeiten | Lieferscheine berarbeiten |
| Digitale.Lieferscheine.Unterschreiben | Lieferscheine unterschreiben |
Nach der Anlage des Benutzers kann noch in dem Parameter "Versandart" die Filterung der LIeferscheine festgelegt werden.
| Parameter | Beschreibung |
| Versandart | Über diesen Parameter werden für den Benutzer die Lieferscheine nach der eingetragenen Versandart gefiltert. Bleibt der Parameter leer, werden dem Benutzer alle Lieferscheine angezeigt. |
4.2 Berichtsanpassung
Die Anpassung des Lieferscheins zur Anzeige der Unterschrift erfolgt über den Reportdesigner der Sage 100. In der Datei "\Shared\DigitaleLieferscheineBeleganpassung.xml" ist eine Vorlage die bei Bedarf in den Bericht übernommen werden kann.
5 Lieferscheine
In der Liste werden alle Lieferscheine angezeigt. Über den Status können Sie den aktuellen Bearbeitungsstand jedes Lieferscheins nachvollziehen:
- Beleg geparkt: Es wurden Änderungen am Lieferschein vorgenommen, die noch nicht übernommen wurden. Der Lieferschein kann erst unterschrieben werden, wenn die Änderungen übernommen worden sind.
- Beleg unterschrieben: Der Beleg wurde vom Kunden unterschrieben. Weitere Änderungen am Lieferschein sind nicht mehr möglich.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Beleg bearbeiten
- Beleg unterschreiben
- Beleg anzeigen
5.1 Beleg bearbeiten
Mit dieser Funktion können Sie Änderungen am Lieferschein vornehmen oder einen geparkter Beleg weiterbearbeiten. Im Memo-Feld lassen sich zusätzlich Informationen zum Beleg an den Innendienst übermitteln.
Über den Status können Sie den Bearbeitungsstand der einzelnen Positionen nachvollziehen:
- Position geändert: Die bestehende Position wurde angepasst.
- Position hinzugefügt: Es wurde eine neue Position ergänzt.
- Position nicht änderbar: Die Position kann nicht bearbeitet werden, da sie seriennummern- bzw. chargenpflichtig ist oder die Menge auf mehrere Lagerplätze verteilt ist.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Position anlegen
- Position bearbeiten
- Belegänderungen verwerfen
- Beleg abschliessen
5.1.1 Position anlegen
Nach Auswahl eines Artikels und Eingabe der Menge kann die neue Position über die Schaltfläche OK gespeichert werden.
5.1.2 Position bearbeiten
Die Menge der Position kann geändert und über die Schaltfläche OK gespeichert werden.
5.1.3 Verwerfen
Alle vorgenommen Änderungen am Lieferschein werden verworfen.
5.1.4 Beleg abschliessen
Beim Abschliessen können Sie bestimmen, ob die Änderungen im Beleg gespeichert oder als Entwurf geparkt werden sollen.
5.2 Beleg unterschreiben
Der Kunde kann hier die gelieferten Waren und Leistungen im angezeigten Lieferschein überprüfen. Optional können Ort, Datum und E-Mail-Adresse geändert oder ergänzt werden.
Über die Schaltfläche Unterschrift kann der Kunde seine digitale Unterschrift direkt auf dem mobilen Gerät leisten.
Anschließend muss die Unterschrift über die Schaltfläche OK bestätigt werden.
5.3 Beleg anzeigen
Der Lieferschein wird in einer Belegdruckvorschau angezeigt.
6 Sammelmappe
Als Nachweis werden die unterschriebenen Lieferscheine automatisch in der Sammelmappe der Kundenadresse abgelegt. Bei Bedarf können die Lieferscheine auch manuell an den Kunden versendet werden.
