1 Einleitung

Gelangensbestätigungen für die Sage 100 einfach und schnell erstellen und digital von Kunden bestätigen lassen. Im Dashboard haben Sie den Prozess und den jeweiligen Status stets im Blick.

2 Systemvoraussetzungen

• mydatastream mit App "Sage100.Gelangensbestaetigungen"
• Sage 100 ab Version 9.0.8

3 Installation

Laden Sie das Setup für die Installation aus dem Downloadbereich und führen Sie es aus.

Das Setup muss auf einem Computer ausgeführt werden, auf dem das mydatastream Gateway sowie der Sage Applikation Server installiert ist.

Während der Installation wird der Dienst des Sage Applikation Servers automatisch neu gestartet. Stellen Sie bitte sicher, dass vor Beginn der Installation alle Benutzer die Sage 100 vollständig geschlossen haben. Andernfalls können offene Vorgänge unterbrochen oder Datenverluste auftreten.

Für die Installation werden folgende Daten benötigt:

4 Einrichtung

4.1 Benutzer

Die Anlage eines neuen Benutzers für Gelangensbestätigung erfolgt im mydatastream Portal über das Hamburgermenü > Berechtigungen > Benutzer.

💡 Hinweise:

• Für den Zugriff auf die App ist es notwendig dem Benutzer die Lizenzrolle "Gelangenstbestätigungen.Benutzer" sowie die Funktionsrolle "Gelangenstbestätigungen" zuzuweisen.
• Die Zuweisung der Rolle "App.Advanced" ist für den Zugriff auf die App nicht erforderlich.

4.2 E-Mail-Texte

Bevor Sie eine E-Mail versenden können, müssen Sie unter Grundlagen die benötigten E-Mail-Texte in den gewünschten Sprachen hinterlegen.

💡 Hinweis: Achten Sie dabei unbedingt darauf, den Platzhalter [$Link] in den Nachrichtentext einzufügen. Dieser Platzhalter wird beim Versand automatisch durch den personalisierten Link ersetzt, über den die Empfänger das Webformular aufrufen können.

4.3 Bericht

Der Bericht kann über den AppDesigner individuell angepasst werden. Alternativ kann in der Sage 100 unter Auskünfte > Weitere Auskünfte > Gelangensbestätigungen in der Druckvorschau über die Schaltfläche „Entwurf“ der Berichtsdesigner aufgerufen und bei Bedarf angepasst werden.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Onlinehilfe der Sage 100.

5 Lieferaukunft

Die Lieferauskunft zeigt Ihnen alle Ihre EU-Kunden mit den zugehörigen Lieferbelegen, für die noch keine Gelangensbestätigung erstellt wurde.

👉 Von hier aus können Sie die gewünschten Lieferbelege auswählen und direkt in eine Gelangensbestätigung übernehmen – entweder einzeln oder gesammelt.

5.1 Gelangensbestätigung erstellen

1. Wählen Sie im Bereich Lieferauskunft den gewünschten Kunden aus.
2. Ihnen werden alle zugehörigen Lieferbelege angezeigt.
3. Aktivieren Sie die Mehrfachauswahl über die gleichnamige Schaltfläche.
4. Markieren Sie die Lieferbelege, die Sie übernehmen möchten.
5. Entscheiden Sie, wie die Gelangensbestätigung erstellt werden soll:
   • Über die Schaltfläche Einzelbestätigungen erstellen wird für jeden ausgewählten Lieferbeleg eine separate Gelangensbestätigung erzeugt.
   • Über die Schaltfläche Sammelbestätigung erstellen werden die ausgewählten Lieferbelege gemeinsam in einer Gelangensbestätigung zusammengefasst.
6. Nach der Übernahme werden die ausgewählten Lieferbelege automatisch aus der Übersicht entfernt.

6 Gelangensbestätigungen

Die Liste zeigt Ihnen alle erstellten Gelangensbestätigungen zusammen mit den zugehörigen Lieferbelegen. Hier können Sie den aktuellen Stand jeder Gelangensbestätigung nachvollziehen:

• Erstellt: Wann die Gelangensbestätigung erstellt wurde
• Versendet: Wann sie versendet wurde
• Letzter Zugriff: Wann der Kunde zuletzt auf die Gelangensbestätigung zugegriffen hat
• Bestätigt: Wann der Kunde die Gelangensbestätigung bestätigt hat

💡 Hinweise:

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers wird über den dem Lieferbeleg zugewiesenen Ansprechpartner ermittelt. Ist keine Zuweisung vorhanden, wird stattdessen die E-Mail-Adresse der zugehörigen Adresse verwendet.
• Fehlerhafte E-Mailadressen werden in der Liste deutlich markiert.
• Die Liste ist auch in der Sage 100 unter Auskünfte > Weitere Auskünfte verfügbar, wo Sie ebenfalls den aktuellen Status der Gelangensbestätigungen und die zugehörigen Lieferbelege einsehen können.

Aktionen für Gelangensbestätigungen nach Status

• Status = Neu
  • Bearbeiten: E-Mailadresse des Empfängers ändern
  • Versenden: Gelangensbestätigung per E-Mail versenden
• Status = Versendet oder Prüfung
  • Erinnerung versenden: Bei Bedarf eine erneute E-Mail als Erinnerung versenden
• Status = Bestätigt
  • Bericht öffnen: Als Nachweis und zur Archivierung
  • 

7 Kundenperspektive

Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem personalisierten Link, über den er die Gelangensbestätigung in einem Webformular einsehen, prüfen und bestätigen kann.

Für die Anmeldung am Webformular muss sich der Kunde zunächst mit seiner Kundennummer authentifizieren. Dies dient der Sicherheit und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen auf die Gelangensbestätigung zugreifen und diese bestätigen können.

Nach der Prüfung der Kundennummer wird die Gelangensbestätigung mit allen notwendigen Informationen angezeigt.

💡 Hinweis: Der Kunde wird aufgefordert, die Lieferaufstellung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Dabei muss er insbesondere das Ankunftsdatum der Lieferpositionen überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Bevor er die Gelangensbestätigung bestätigen kann, muss er eine gültige Unterschrift hinzufügen.